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効率的な会議の進め方は?円滑にすすめる4つのポイント

2021年06月08日(火)

 

社内で営業会議や商品戦略会議等、毎日のように会議を行っている部署もあるかと思いますが、会議までの準備で毎回膨大な時間を取られていませんか?もっと生産性の高い会議をしたいという方もいるのではと思います。本記事でどうすれば効率的に会議を進められるのか、基本的なポイントをまとめて紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

【大前提】まずは目的をはっきりさせよう

効率的な会議をしたいのであれば、会議を始める前にやっておかなければならないことがあります。それは「なぜ会議をするのか」という”目的”をはっきりさせることです。

 

目的がはっきりしないと会議がブレる

効率的に会議を進めるために最も重要なのは目的の共有です。何のために会議をするのかがはっきりわかっていなければ、参加者のモチベーションは下がってしまいます。目的を明確にして共有されていれば「この会議はどの状態になれば終わるのか」という全体の認識が一致するので、参加者は意欲的に発言したりアクションを取りやすくなります。

 

会議開始時にも参加者に目的の再認識をしてもらう

会議が始まった時にも目的の認識はしてもらうことになりますが、会議前にも目的を共有しておくようにしましょう。それくらい、会議において目的の確認・浸透は重要です。ここで間違った解釈をしている人がいると、会議内での議論が無駄になりかねません。

 

 

一般的な会議の進め方(流れ)

1.目的の再確認

目的がはっきりしていなければ、いったい今何の会議をしているのかわからない人が出てきます。アクションゲームをする時、今から倒すべき相手と戦う上でどうなったらゲームに勝ったといえるのか、のようなゴールが提示されると思います。会議もそれと同じことが必要です。どんな目的のもと会議をするのか、何を決めなければならないのかをしっかりと最初に確認するようにしましょう。

 

2.会議内容の確認

会議内容の確認というのは、目次の確認と言っても良いでしょう。どんな内容を話していくのか、何について決めなければならないのかをしっかりと共有します。これを共有しなければ、それぞれが時間配分的に「今この話題を話していてはまずい」という危機意識が働きません。ダラダラと会議が伸びてしまう要因になりますので、しっかりと会議の内容を共有しておきましょう。

 

3.議題に入る

会議に必要なことを共有できたら、議題に入っていきます。ファシリテーターを中心に決めなければならない議題について取り上げ、発言を促してください。発言がなかなか出てこないようであれば、最も発言をしそうな人に振ってあげるのも1つの手です。

Illustration drawing style of business people collection

4.今回決まったことを再確認

会議が順調に進んでやるべきことが決まってきたら、決定事項を再確認しましょう。ここを確認しておかなければ、人によっては決まったことを「決まっていない」と認識するかもしれません。また、決まったこととは違うことを認識している可能性もあります。「人は間違ってしまうもの」「失敗して当たり前」という前提のもと、決定事項を再確認しておくことが重要です。

 

5.会議後のアクションプランを再確認する

決定事項を確認できたら、次はアクションプランを再確認します。例えば市場についてもっと詳しい調査をしなければならないことが会議で決まったのであれば、具体的に誰がいつまでに市場調査にをするのかというところまで決めましょう。ここを決めていなければ、ふわっとした話になってしまい、結局のところ誰が何をしているのか分からなくなってしまいます。

   

 

効率的な会議をするためのコツと注意点

会議の本題からそらさない

本題とは違う関係のない話は、時に重要なアイデアを生み出しますが、効率的な会議を行う上では最小限にとどめておく方がいいでしょう。関係のない話は決定事項から遠ざかる要因になってしまう可能性もあります。もちろん場合によっては、関係のない話を挟むことによって、その場が和んで円滑に進むという効果もあるでしょう。もしそうなった場合は、ファシリテーターがしっかりと本題に戻すようにすることが大事です。

 

真向から否定しない

確固たる意見を持っている人ほど、誰かが発言をしたら否定してしまうこともありますが、それでは効率的な会議はできません。否定をすればするほど、会議の参加者は萎縮してしまい発言の回数が減ります。つまりはその会議のゴールを満たすためのヒントや、答えそのものが出てくる確率を少なくしてしまうわけです。ファシリテーターにとっては的外れな意見だと感じた場合も、即座に否定せずにその意見の詳細を聞いてみるといいかもしれませんね。  
Character illustration of people holding speech bubbles

適度に切って次の話題へ

その日の会議で決めなければならないことが1つであれば問題ないのですが、いくつか決めなければならないのであれば、適度に切って次の話題に行くことが非常に大事です。1つの話題が盛り上がりすぎて時間が経っていたというのは「非効率的な会議あるある」ですよね。その話題についてある程度決めなければならないことが固まってきた、ゴールを達成していると判断したのであれば、ファシリテーターが「この話題は決まったので、次の議題に行きましょう」と、きちんと行くべき道を指し示しましょう。

 

可視化する

非効率的な会議の特徴は、“情報の共有がうまくいっていないこと”が挙げられます。

  • 今いったい何の話をしているのか
  • 何の資料を見ているのか
  • どこを見ればいいのか
  • 何の情報について話しているのか
  • これらが分からないために会話についていけない人はたくさんいます。会話についていけない人がいれば、その人を皆と同じレベルまで持って行くことに時間を割かなければなりません。発言できない人が増えれば、会議を終わらせるためのヒントやゴールそのものを導き出すことができません。そこで大事なのがデータの可視化です。マーケティングや営業の会議では成果や現状が分かるデータを可視化することで、情報共有と意思決定ににおいて大変重要な役割を果たします。会議参加している人に対して、必要な情報を最も効率的に分かりやすく共有できる方法です。みんなが同じ情報を見て今は何について話しているのかがしっかりと認識できるため、データを可視化することで効率よく物事を理解し決定することができるようになるでしょう。これまでご紹介したコツを実施するのと同時に、データの可視化ができるツール等も取り入れてみてはいかがでしょうか。

     

     

    まとめ

    今回は効率的に会議を行うための具体的な進め方について紹介しました。改めて進め方をまとめますと以下の5ステップになります。

    1.目的の再確認
    2.会議内容の確認
    3.議題に入る
    4.今回決まったことを再確認をする
    5.会議後のアクションプランを再確認する

    また以下のポイントも会議を進めていく上では重要なので、しっかりと把握しておきましょう。

  • 会議の本題からそらさない
  • 真向から否定しない
  • 適度に切って次の話題へいく
  • データを可視化する
  • 今回紹介した内容をきちんと理解しておけば、今まで以上に効率的な会議ができるはずです。ぜひ参考にしてみてください。



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